Team Lead (TL), Multi Projects Management Unit

Konteks

Misi KEMITRAAN adalah mendorong tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan inklusif di Indonesia—tata kelola yang benar-benar merespons kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi melaksanakan penguatan kapasitas, advokasi kebijakan, pengembangan jejaring, serta penelitian, sekaligus mengimplementasikan program dan proyek inovatif yang mendorong perubahan sistemik.

Selama bertahun-tahun, KEMITRAAN telah membangun jaringan kemitraan yang kuat dan beragam yang mencakup institusi pemerintah, organisasi masyarakat sipil (OMS), donor internasional, serta sektor swasta. Kolaborasi yang dinamis ini memungkinkan KEMITRAAN memanfaatkan berbagai sumber daya dan keahlian untuk mendorong perubahan yang bermakna dan pembangunan berkelanjutan di seluruh Indonesia.

KEMITRAAN menerima pendanaan proyek dari berbagai donor yang disalurkan melalui berbagai mekanisme, seperti pelaksanaan langsung (self-implementing), subgranting, fund channeling, dan penyediaan layanan strategis.

Pelaksanaan proyek dilakukan melalui Project Management Unit (PMU) yang berada di bawah Direktorat Program, diawasi oleh Program Manager yang ditunjuk, dan bekerja sama dengan direktorat lain di KEMITRAAN, yaitu Direktorat Strategi, Kebijakan, Pengetahuan dan Monitoring (SPKM); Direktorat Keuangan dan Operasional (keuangan, SDM, pengadaan, hukum, TI); Unit Komunikasi; serta para pemangku kepentingan eksternal (kementerian dan lembaga negara lainnya, pemerintah daerah, OMS, akademisi, vendor, dan lain-lain). Project Team Lead bertanggung jawab memastikan pengelolaan yang disiplin dalam perencanaan, pelaksanaan, penjaminan mutu, pelaporan, dan kepatuhan.

Di bawah arahan Program Manager – Demokrasi, Keadilan, dan Layanan Publik, Project Team Lead ini bertugas mengelola Multi Project Management Unit (PMU)² pada bidang Demokrasi, Keadilan, dan Layanan Publik. Ia memimpin persiapan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan proyek; memastikan kesesuaian dengan standar KEMITRAAN; serta menjaga koordinasi yang kuat dengan donor, mitra, dan unit internal organisasi lainnya untuk mencapai hasil, memastikan kepatuhan, dan mengintegrasikan pembelajaran.

Fungsi dan Tugas Utama

Mobilisasi sumber daya dan keterlibatan pemangku kepentingan

• Bekerja sama dengan Program Manager dan Program Director dalam melakukan penelitian, pengumpulan data, dan konsultasi dengan para pemangku kepentingan untuk perancangan proyek; menyusun concept note dan proposal; melakukan pertemuan dengan calon donor dan klien; serta memenangkan proyek.
• Mendukung Direktorat Program dalam komunikasi dan tindak lanjut dengan donor: menyiapkan agenda, materi rapat, dan catatan pertemuan; memastikan keputusan, penanggung jawab, dan jadwal tindak lanjut terdokumentasi dengan jelas. Menyusun ringkasan keterlibatan bulanan dan mengeskalasi risiko maupun peluang kepada Direktorat Program.
• Memelihara pemetaan pemangku kepentingan dan alat pelacak keterlibatan: memastikan basis data mitra dan penerima manfaat selalu mutakhir dan tersegmentasi untuk kegiatan outreach yang lebih tepat sasaran. Meninjau status pelacakan dalam rutinitas PMU dan memastikan tindak lanjut terselesaikan.
• Mengawasi pembaruan informasi kepada donor dan materi visibilitas: mengonsolidasikan bukti kemajuan menjadi pembaruan dan ringkasan yang ringkas serta sesuai ketentuan. Memastikan materi memenuhi standar safeguarding, branding, dan persetujuan.
• Mengoordinasikan masukan proposal dan asumsi anggaran: menyelaraskan cuplikan logframe, narasi, dan asumsi biaya dengan ketentuan donor. Memastikan validasi dari unit keuangan dan persetujuan Program Manager sebelum pengajuan.
• Memimpin, memastikan, dan menjaga hubungan yang efektif dengan mitra proyek dan pemangku kepentingan.
• Menyelenggarakan konsultasi dan sesi pembelajaran: merencanakan FGD dan rapat koordinasi dengan penerima manfaat dan mitra lokal. Mendokumentasikan notulen, keputusan, dan tindak lanjut lengkap dengan penanggung jawab serta tenggat waktu.
• Mengelola logistik kunjungan donor dan mitra: menyusun agenda perjalanan, paket briefing, dan catatan koordinasi lapangan. Mendokumentasikan pembelajaran dan aset visibilitas dengan catatan persetujuan serta indeks arsip.

Persiapan proyek

• Memimpin penyusunan rencana kerja tahunan dan rencana pengadaan: menerjemahkan tujuan menjadi kebutuhan sumber daya dan tonggak capaian dengan pemetaan jalur kritis. Menyelaraskan rencana pengadaan dengan output, kode anggaran, dan jadwal.
• Mengoordinasikan Project Operations Manual (POM): menyusun dan menyetujui bagian-bagian POM serta pemetaannya terhadap SOP KEMITRAAN dan aturan donor; mengelola pengendalian versi hingga persetujuan akhir. Memastikan kontrol keuangan, ESMP/FGRM, dan standar dokumentasi terintegrasi dalam POM.
• Memastikan kesiapan sumber daya, SDM, dan sistem: mengawasi proses orientasi staf, pemberian akses, penyediaan alat kerja, dan penyiapan vendor. Memelihara daftar periksa kesiapan dan memberikan persetujuan sebelum tahap awal proyek dimulai.
• Merencanakan dan menjalankan proses inception: menyiapkan agenda, materi orientasi, dan briefing pemangku kepentingan; mendokumentasikan keputusan dan risiko. Menetapkan jadwal dasar, mekanisme pelaporan, dan kebutuhan bukti pelaksanaan.
• Memiliki dan mengelola risk register awal beserta rencana mitigasinya: mengidentifikasi risiko operasional, fidusia, dan kontekstual lengkap dengan penanggung jawab dan jadwal penanganannya. Meninjau setiap bulan dan memperbarui respons manajemen.

Manajemen Proyek dan Penjaminan Mutu

• Memelihara rencana implementasi terintegrasi: memperbarui jadwal kegiatan, kebutuhan sumber daya, dan output; menjaga log risiko dan isu tetap mutakhir beserta tindak lanjutnya. Menyediakan dashboard kinerja bulanan untuk pimpinan organisasi.
• Memimpin pelaksanaan harian, pemantauan, dan pelaporan: mengoordinasikan mitra dan tim lapangan agar ruang lingkup, jadwal, dan kualitas tetap sesuai target; mendokumentasikan serta menyelesaikan tantangan dan hambatan. Menyerahkan paket laporan kemajuan bulanan (narasi, indeks bukti, dan log risiko/isu).
• Mengoordinasikan evaluasi dan standar mutu: menyusun ToR evaluasi, mendukung pengumpulan data, dan memastikan respons manajemen ditindaklanjuti. Menerapkan dan memastikan pemeriksaan mutu internal atas output dan laporan donor sebelum disampaikan.
• Mengelola alokasi hibah dan safeguarding: memantau hibah dan subhibah (jika berlaku); memastikan prosedur ESMP/safeguard dan FGRM dijalankan serta registrasinya diperbarui. Menangani keluhan dalam jangka waktu yang disepakati dan mendokumentasikan hasil serta pembelajaran.
• Memastikan penutupan proyek yang tertib: menyiapkan rencana penutupan, daftar aset, dan catatan pembelajaran; memverifikasi dokumentasi dan pengarsipan. Memimpin pelaporan akhir dan proses serah terima kepada unit terkait.

Grantmaking

• Tahap Pra-Pemberian Hibah (Pre-Award): menetapkan tujuan dan fokus grantmaking, menyusun anggaran dan kriteria kelayakan; merancang panduan dan templat proposal; mengumumkan call for proposals; menyusun pertanyaan aplikasi, rubrik penilaian, dan tenggat waktu yang transparan; mempublikasikan pedoman secara daring; menyelenggarakan sesi tanya jawab/webinar; serta menerbitkan Request for Proposals (RFP).
• Menilai proposal berdasarkan nilai manfaat, kelayakan, dan keselarasan dengan tujuan serta area fokus proyek.
• Tahap Pasca-Pemberian Hibah (Post-Award): memberikan dukungan seperti pelatihan, penguatan kapasitas, dan jejaring kepada penerima hibah; memantau pencapaian proyek, meninjau laporan kemajuan, dan berkomunikasi dengan penerima hibah; mengukur dampak keseluruhan hibah; serta membagikan pengetahuan serta pembelajaran yang diperoleh.

Manajemen tim

• Menetapkan KPI dan melakukan penilaian kinerja dengan menyelaraskan tujuan individu terhadap hasil proyek dan kompetensi yang dibutuhkan; menyelenggarakan pertemuan rutin serta mendokumentasikan umpan balik. Memelihara dokumen kinerja dan menyusun rencana perbaikan bersama unit SDM.
• Mengkoordinasikan proses orientasi dan rencana pelatihan bagi seluruh staf, memastikan akses terhadap kebijakan dan SOP, menjadwalkan pelatihan awal maupun penyegaran, serta memantau kehadiran dan perkembangan kompetensi sesuai kebutuhan jabatan.
• Mengelola rutinitas kerja tim dan kolaborasi melalui pertemuan harian, tinjauan berkala, dan refleksi pembelajaran untuk mengidentifikasi isu serta meningkatkan kapasitas tim. Memastikan setiap tindak lanjut terselesaikan dan memberikan apresiasi atas kontribusi anggota tim.
• Menangani isu-isu SDM rutin bersama Direktorat Operasional–SDM dengan tetap menjaga kerahasiaan dan keadilan. Mengomunikasikan perubahan yang memengaruhi peran, anggaran, atau jadwal serta mengelola proses transisi.
• Menjadi teladan dalam penerapan prinsip inklusi, safeguarding, dan kesejahteraan dengan memastikan tersedianya mekanisme pelaporan yang aman. Segera mengeskalasi pelanggaran perilaku dan mendokumentasikan penyelesaiannya.

Manajemen keuangan

• Mengkoordinasikan penyusunan anggaran, pengendalian pengeluaran, dan arus kas dengan mengonsolidasikan laporan Budget versus Actual (BvA) dan proyeksi keuangan; menganalisis selisih dan mengusulkan tindakan korektif; serta memastikan ketersediaan dana sesuai jadwal pelaksanaan.
• Memimpin tinjauan keuangan bersama PMU, Direktorat Program, Unit Operasional–Keuangan, dan mitra jika diperlukan; menjadwalkan tinjauan triwulanan; menyiapkan paket bukti pendukung; mendokumentasikan keputusan; serta memantau tindak lanjut hingga selesai.
• Memastikan laporan keuangan donor disampaikan tepat waktu dan berkualitas tinggi dengan menyelaraskan narasi beserta dokumen pendukungnya. Menjaga dokumentasi yang siap diaudit dan indeks arsip dalam repositori bersama.
• Mengawasi supervisi keuangan penerima hibah dengan memverifikasi laporan mitra, voucher, dan dokumen pendukung; merencanakan penilaian lapangan; melakukan tindak lanjut; serta mendokumentasikan isu dan rencana mitigasinya.

Pengadaan

• Memimpin perencanaan pengadaan bersama Unit Pengadaan dengan menghubungkan spesifikasi dan ToR terhadap rencana kerja dan kode anggaran; menetapkan jadwal dan meninjau serta menyetujui jadwal proses pengadaan.
• Memastikan paket pengadaan lengkap dan adil dengan menyiapkan atau meninjau ToR/spesifikasi, kriteria evaluasi, dan templat yang diperlukan; mengoordinasikan klarifikasi dan pencatatan tanya jawab; mencegah konflik kepentingan; serta memastikan kepatuhan terhadap aturan organisasi dan donor.
• Memantau status pengadaan dan kinerja vendor melalui alat pelacak status dan pengawasan kontrak yang dilengkapi KPI serta kriteria penerimaan. Mendokumentasikan pembelajaran dan isu untuk perbaikan berkelanjutan.
• Mengkoordinasikan manajemen kontrak dengan pengguna akhir dengan memantau keluaran, berita acara penerimaan, dan tahapan pembayaran; menyusun perubahan atau amandemen kontrak jika diperlukan; serta memastikan seluruh dokumen lengkap dan terindeks.

Hasil Kerja yang Diharapkan (Deliverables)

• Rencana kerja, rencana pengadaan, dan POM crosswalk yang telah disetujui berupa rencana kerja semester terintegrasi dengan rencana pengadaan dan dokumen penyelarasan POM terhadap SOP organisasi dan aturan donor.
• Paket laporan bulanan kemajuan, risiko, dan keuangan yang mencakup laporan naratif kemajuan, indeks bukti, pembaruan log risiko dan isu, ringkasan BvA dan proyeksi keuangan, serta alat pelacak tindak lanjut.
• Paket keterlibatan pemangku kepentingan yang terdiri atas basis data pemangku kepentingan dan catatan keterlibatan yang diperbarui, paket pertemuan donor/call notes, serta ringkasan keterlibatan bulanan.
• Dokumen evaluasi dan penutupan proyek yang mencakup ToR evaluasi, respons manajemen, catatan pembelajaran, rencana penutupan, daftar aset, dan indeks arsip.
• Register ESMP dan FGRM yang menunjukkan status kepatuhan safeguards, catatan pengaduan, penyelesaian, dan tenggat waktu penanganannya.
• Catatan kinerja mitra/vendor yang mencakup laporan penilaian lapangan, hasil validasi kinerja mitra/vendor, serta log tindak lanjut.

Kompetensi

Kompetensi inti

• Kemitraan strategis dan komunikasi: membangun hubungan produktif dengan donor, pemerintah, organisasi masyarakat sipil, dan penerima manfaat; menghasilkan komunikasi yang jelas dan sesuai ketentuan; serta mampu menegosiasikan berbagai kepentingan.
• Kepemimpinan berbasis hasil dan akuntabilitas: merencanakan dan mencapai target sesuai tonggak capaian yang disepakati; menjaga dokumentasi dan bukti yang lengkap serta siap diaudit; dan mengambil tindakan korektif secara tepat waktu.
• Kepemimpinan SDM dan inklusi: menetapkan ekspektasi, membimbing tim, mendorong pembelajaran, serta menjunjung tinggi safeguarding, kesejahteraan, dan perilaku profesional.

Kompetensi Teknis

• Manajemen siklus proyek dan penjaminan mutu: mengintegrasikan perencanaan, pemantauan, evaluasi, dan penutupan proyek dengan pengendalian risiko dan isu; menerapkan standar QA internal; serta mengelola evaluasi.
• Manajemen keuangan dan kepatuhan donor: memimpin penyusunan anggaran, BvA/proyeksi keuangan, pelaporan keuangan donor, dan supervisi mitra sesuai SOP organisasi dan ketentuan donor.
• Manajemen pengadaan dan kontrak: mengawasi paket pengadaan secara menyeluruh, alat pelacak status, kinerja vendor, dan amandemen kontrak berdasarkan prinsip value for money.
• Safeguards dan FGRM: menerapkan ESMP dan mekanisme penanganan pengaduan; mendokumentasikan kasus dan penyelesaiannya; serta mengintegrasikan pembelajaran ke dalam manajemen risiko dan perancangan program.
• Pelaporan: memiliki kemampuan yang kuat dalam menyusun laporan yang jelas dan memimpin pertemuan multipemangku kepentingan.

Kualifikasi

Pengalaman

• Minimal 10 tahun pengalaman dalam manajemen proyek pembangunan, termasuk sedikitnya 5 tahun pada posisi manajerial yang memimpin implementasi multipemangku kepentingan serta mengelola sedikitnya 10 anggota tim dalam satu unit.
• Memiliki pengalaman yang terbukti dalam persiapan proyek (AWP, perencanaan pengadaan, POM), pengelolaan keuangan (BvA/proyeksi dan pelaporan donor), koordinasi pengadaan, serta penerapan safeguards/FGRM.
• Memiliki pengalaman yang terbukti dalam mengoordinasikan hubungan dengan pemerintah, donor, dan mitra di tingkat nasional maupun daerah.
• Pengalaman bekerja dengan organisasi internasional pada bidang demokrasi, keadilan, dan layanan publik atau sektor terkait akan menjadi nilai tambah; pengetahuan mengenai kebijakan dan standar yang relevan di Indonesia merupakan persyaratan wajib.
• Memiliki keahlian yang terbukti dalam penulisan concept note, proposal, dan laporan donor.

Pendidikan

• Gelar Sarjana di bidang politik, hukum, ilmu sosial, studi pembangunan, administrasi publik, teknik/manajemen lingkungan, atau bidang terkait. Gelar Magister lebih diutamakan.

Kemampuan Bahasa

• Menguasai Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara lisan maupun tulisan.

Cara Melamar

Kandidat yang berminat dipersilakan untuk mengirimkan lamaran selama masa pengumuman lowongan berlangsung. Mohon mengirimkan lamaran Anda paling lambat tanggal 13 Juni 2026. Hanya kandidat yang masuk dalam daftar pendek yang akan dihubungi untuk mengikuti proses seleksi selanjutnya.

Lamar Sekarang