Grant Manager – PARTISIPASI Program

Konteks Proyek

KEMITRAAN saat ini sedang mengantisipasi peluang pendanaan dari DFAT Australia yang disebut Program PARTISIPASI, yang berfokus pada demokrasi. Program ini diharapkan akan diluncurkan pada April 2026 dengan anggaran sebesar AUD 22,2 Juta.

PARTISIPASI merupakan sebuah inisiatif yang dirancang sebagai kelanjutan dari Democratic Resilience Pilot Program, yang selaras dengan prioritas pembangunan Indonesia dan Australia. Program ini bertujuan untuk memperkuat ketahanan demokrasi dan partisipasi yang inklusif di Indonesia, sejalan dengan tujuan pembangunan nasional dan strategi tata kelola jangka panjang.

Untuk mencapai tujuan tersebut, PARTISIPASI akan melibatkan mitra strategis dan pemangku kepentingan baik di tingkat nasional (Jakarta) maupun di berbagai wilayah subnasional utama, termasuk Provinsi Aceh, Provinsi Sulawesi Selatan, dan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan program akan berfokus pada penanganan tantangan dalam partisipasi demokratis serta peningkatan kapasitas aktor lokal untuk mendorong tata kelola yang akuntabel dan partisipatif.

KEMITRAAN – The Partnership for Governance Reform – dengan pengalaman yang telah terbukti dalam mempromosikan tata kelola yang baik, transparansi, dan penguatan demokrasi di seluruh Indonesia, akan memainkan peran aktif dalam mendukung PARTISIPASI. Melalui penguatan kapasitas yang terarah, bantuan teknis, dan keterlibatan pemangku kepentingan, KEMITRAAN akan berkontribusi dalam mencapai hasil yang diharapkan oleh program baik di tingkat kebijakan maupun komunitas.

Di bawah arahan dan supervisi dari supervisor yang ditunjuk, Grant and Administrative Officer akan memberikan dukungan penting kepada Grant Manager, Program Advisory Board, dan Convenor Director. Tanggung jawab meliputi koordinasi administratif, dukungan operasional dan logistik, pengelolaan perjalanan dan acara, serta pemeliharaan sistem pelaporan dan dokumentasi yang diperlukan untuk pelaksanaan program yang efektif.

Fungsi dan Tugas Utama

Manajemen Hibah

• Pada fase awal, menyusun dan mengelola perjanjian hibah dengan Core Group Partners
• Memastikan setiap sub-grantee mematuhi kebijakan DFAT dan ketentuan perjanjian hibah
• Memimpin diskusi terkait pelaporan keuangan dan mekanisme pendanaan, tanpa mengambil keputusan pendanaan yang menjadi kewenangan DFAT
• Mendorong kepatuhan terhadap persyaratan keuangan, safeguarding, uji tuntas, dan pelaporan DFAT bagi seluruh Core Group Partners yang menerima hibah melalui PARTISIPASI
• Memantau kinerja pengelolaan hibah dan kepatuhan mitra serta memberikan penguatan kapasitas dalam manajemen risiko dan uji tuntas
• Mengawasi Core Group dalam seluruh siklus hibah dari perencanaan, penyaluran, pelaporan hingga audit
• Mendukung penyusunan laporan keuangan sesuai standar DFAT

Keterlibatan Strategis, Manajemen Risiko, dan Perlindungan

• Mengkoordinasikan kepemilikan risiko bersama, memelihara Risk Register untuk CSP, serta mengelola mekanisme eskalasi dan penyelesaian sengketa
• Secara rutin memantau kepatuhan seluruh mitra CSP terhadap kebijakan safeguard DFAT yang relevan termasuk PSEAH, perlindungan anak, kontra terorisme, dan perlindungan lingkungan

Perencanaan, Penganggaran, dan Proyeksi

• Memantau penyaluran dana dan tingkat penggunaan anggaran pada program/proyek, serta mengidentifikasi kesenjangan pendanaan beserta opsi solusi kepada Lead Convenor
• Menyediakan pedoman keuangan yang jelas dan model biaya standar untuk mendukung pengembangan proposal, penetapan harga, dan perencanaan operasional

Hasil yang Diharapkan

• Laporan keuangan bulanan (tingkat organisasi dan proyek): disampaikan sesuai tenggat dengan analisis anggaran vs realisasi, tingkat penggunaan, posisi kas, dan varians utama. Proyeksi konsolidasi triwulanan dengan narasi dan catatan mitigasi risiko
• Kebijakan keuangan dan SOP yang diperbarui: ditinjau tahunan dengan usulan perbaikan untuk memperkuat kontrol internal dan efisiensi
• Laporan keuangan donor: disampaikan tepat waktu, akurat, dengan dokumen pendukung lengkap dan persetujuan internal
• Kesiapan audit dan matriks tindak lanjut: persiapan menyeluruh untuk audit internal/eksternal dan pelaksanaan rekomendasi audit secara tepat waktu. Laporan audit disampaikan sesuai jadwal donor dan audit eksternal tahunan organisasi selesai paling lambat 15 Mei
• Model pemulihan biaya dan mekanisme pembebanan: metodologi terdokumentasi (misalnya UPL/overhead) diterapkan secara konsisten dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan
• Dashboard treasury dan arus kas: rekonsiliasi bulanan, metrik likuiditas, dan pembaruan investasi sesuai kebijakan
• Penilaian keuangan penerima hibah dan rencana penguatan kapasitas: penilaian selesai dengan rencana tindak lanjut dan catatan pemantauan berkala berkoordinasi dengan unit terkait
• Rencana pengembangan staf keuangan: rencana tahunan dan pelacakan pelaksanaan untuk induksi, pelatihan, mentoring, dan suksesi

Indikator Kinerja Utama (KPI)

• Ketepatan waktu penutupan dan pelaporan keuangan bulanan: ≥100% laporan disampaikan sesuai tenggat; tidak ada kesalahan kritis setelah pengajuan
• Kepatuhan donor: ≥100% kepatuhan terhadap aturan donor; tidak ada temuan audit berisiko tinggi
• Pengelolaan varian anggaran: varians tahunan dijaga dalam ±10% pada tingkat hasil dengan tindakan manajemen terdokumentasi
• Rekonsiliasi kas dan bank: 100% akun direkonsiliasi setiap bulan dan disetujui dalam 10 hari kerja
• Hasil audit: tidak ada opini audit negatif; ≥100% rekomendasi audit diselesaikan sesuai jadwal
• Kapasitas dan kepatuhan penerima hibah: seluruh penerima hibah bernilai besar dinilai; 100% melaksanakan rencana aksi sesuai jadwal
• Pengembangan tim: rencana pelatihan tahunan terlaksana ≥85%; peningkatan skor kompetensi dari tahun ke tahun

Kompetensi

Kompetensi inti

• Integritas dan etika: menjadi teladan nilai-nilai KEMITRAAN; mendorong toleransi nol terhadap penipuan dan korupsi.
• Orientasi hasil: berfokus pada dampak dan kualitas; secara proaktif menyelesaikan masalah dan memenuhi tenggat waktu.
• Kolaborasi inklusif: menunjukkan sensitivitas budaya dan gender; membangun hubungan konstruktif lintas fungsi dan dengan mitra.
• Kelincahan perubahan: beradaptasi dengan perubahan kebutuhan donor dan organisasi; mendorong perbaikan praktis dalam kebijakan dan sistem.
• Komunikasi dan pengaruh: menyampaikan informasi keuangan yang kompleks secara jelas kepada audiens non-keuangan; memberikan saran yang seimbang dan tantangan yang konstruktif

Kompetensi Teknis

• Manajemen keuangan lanjutan: akuntansi, akuntansi biaya, treasury, penganggaran dan proyeksi, serta analisis dalam lingkungan multi-proyek
• Kepatuhan donor dan manajemen hibah: pemahaman mendalam tentang aturan donor, standar pelaporan, dan kelayakan biaya
• Kontrol internal dan manajemen risiko: merancang dan menerapkan pemisahan fungsi, rekonsiliasi, persetujuan, dan pencegahan fraud
• Treasury dan arus kas: perencanaan likuiditas, proyeksi kas, hubungan perbankan, dan investasi sesuai kebijakan
• Perpajakan organisasi non-profit: pemahaman regulasi pajak Indonesia
• Sistem keuangan dan otomatisasi: pengalaman dengan SUN System/ERP, desain chart of accounts, dan digitalisasi proses
• Persiapan dan respons audit: mengelola audit internal/eksternal dan menindaklanjuti temuan
• Kepemimpinan tim: membina staf keuangan, mengelola kinerja, dan membangun suksesi

Kualifikasi

Pendidikan

Sarjana di bidang Keuangan, Akuntansi, Administrasi Bisnis; gelar Magister menjadi nilai tambah

Pengalaman

• Minimal sepuluh (10) tahun pengalaman progresif dalam manajemen hibah, termasuk lima (5) tahun dalam peran manajerial
• Pengalaman dalam siklus hibah (proposal, penganggaran, kontrak, pemantauan, penutupan)
• Pengalaman terbukti dalam penyusunan laporan donor dan komunikasi dengan donor pada tingkat strategis dan teknis
• Rekam jejak dalam mengelola portofolio multi-proyek, kepatuhan donor, dan audit eksternal
• Pengalaman langsung dalam meningkatkan kebijakan, kontrol internal, dan sistem/otomatisasi keuangan.

Kemampuan Bahasa

Kemampuan profesional penuh dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia (tertulis dan lisan) diwajibkan;

Cara Melamar

Kandidat yang berminat diundang untuk mengajukan lamaran, termasuk CV dan surat lamaran yang menguraikan pengalaman yang relevan pada tombol di bawah ini sebelum tanggal 7 April 2026. Hanya pelamar yang masuk dalam daftar pendek yang akan dihubungi untuk proses seleksi selanjutnya.

Lamar Sekarang