Senior Finance & Grant Officer

Konteks Organisasi

Unit Keuangan KEMITRAAN menjaga keberlanjutan dan integritas keuangan organisasi melalui kepemimpinan dalam kebijakan, sistem, dan pengendalian yang mencakup perencanaan dan penganggaran, akuntansi, pelaporan, audit, serta pengelolaan kas. Unit ini bekerja sama dengan pimpinan, direktorat, dan proyek untuk memastikan tersedianya informasi keuangan yang akurat, tepat waktu, dan transparan guna mendukung pengambilan keputusan dan tata kelola organisasi.

Dengan banyaknya proyek dan hibah yang sedang diimplementasikan, Unit Keuangan membutuhkan kapasitas yang kuat pada tingkat staf untuk mengelola proses transaksi harian, pengendalian uang muka dan pertanggungjawabannya, verifikasi hibah, serta dukungan audit. Penguatan fondasi operasional ini akan mengurangi risiko dan mempercepat pelaksanaan program bersama mitra.

Posisi Senior Finance & Grant Officer berperan langsung dalam mendukung operasional keuangan yang efisien dan patuh terhadap ketentuan, khususnya terkait pengelolaan uang muka, verifikasi mitra penerima hibah, kesiapan pembayaran, kualitas dokumentasi, dan koordinasi audit. Posisi ini juga berkontribusi pada peningkatan kapasitas staf dan mitra serta perbaikan berkelanjutan terhadap SOP dan perangkat kerja.

Di bawah arahan atasan, posisi ini melaksanakan pekerjaan teknis keuangan dengan menggunakan perangkat dan SOP yang telah disetujui, memvalidasi data dari PMU dan mitra, menyusun analisis serta laporan awal, mengidentifikasi risiko sejak dini beserta tindakan perbaikannya, serta memastikan ketersediaan dokumen kerja dan arsip yang lengkap untuk mendukung kesiapan audit.

Fungsi dan Tugas Utama

1. Strategi Operasional dan Pengendalian Keuangan

• Kepatuhan terhadap kebijakan dan penerapan prosedur operasional standar. Menerapkan aturan keuangan KEMITRAAN, prosedur operasional standar, dan pengendalian internal dalam proses kerja sehari-hari guna memastikan pemanfaatan sumber daya yang transparan. Memantau transaksi yang memerlukan perhatian khusus dan menindaklanjuti permasalahan yang belum terselesaikan agar dapat diselesaikan tepat waktu.
• Pembaruan kebijakan dan prosedur operasional standar. Menginisiasi pembaruan aturan keuangan, prosedur operasional standar, dan standar biaya agar sesuai dengan kebutuhan KEMITRAAN dan program, sehingga praktik pengelolaan keuangan tetap efisien dan akuntabel.
• Kesiapan audit. Mengelola transaksi dan dokumentasi untuk memastikan kesiapan audit dengan memastikan kelengkapan dokumen pembayaran dan pertanggungjawaban (formulir, persetujuan, dan dokumen pendukung) yang memenuhi standar kelayakan dan dokumentasi keuangan. Menjaga jejak audit yang baik dan sistem pengarsipan yang mudah ditelusuri.
• Laporan keuangan bulanan dan tahunan. Bersama tim dan Manajer Keuangan, melaksanakan proses penutupan bulanan seperti alokasi biaya (sewa ruang kerja dan biaya pegawai), pencatatan akrual, pengakuan pendapatan terbatas dan tidak terbatas, pencocokan pendapatan, piutang, utang, serta pemutakhiran akun neraca. Menyusun paket laporan keuangan bulanan yang akurat sesuai dengan Interpretasi Standar Akuntansi Keuangan Nomor 35 dan menyediakan laporan perbandingan anggaran dan realisasi baik pada tingkat proyek maupun organisasi.

2. Pengelolaan advances dan settlements management

• Pemantauan dan tindak lanjut uang muka (advances). Memantau uang muka kegiatan dan perjalanan dinas, memverifikasi dokumen pertanggungjawaban untuk memastikan kelengkapan dan kepatuhan, serta melakukan koreksi atau penyesuaian yang diperlukan. Menerbitkan laporan mingguan status uang muka yang masih belum dipertanggungjawabkan dan berkoordinasi dengan Unit Manajemen Program untuk penyelesaiannya.
• Penyusunan bukti transaksi dan penyesuaian. Menyiapkan bukti penerimaan bank, bukti pembayaran, dan jurnal penyesuaian terkait pertanggungjawaban pada portofolio yang menjadi tanggung jawabnya. Menyelesaikan penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen pendukung bersama pihak pemohon dan atasan.
• Pembayaran dan pelaporan kewajiban kepada pemerintah. Menyiapkan pembayaran pajak dan jaminan sosial seperti Badan Penyelenggara Jaminan Sosial secara tepat waktu serta memastikan penyampaian laporan bulanan dan tahunan sesuai jadwal.
• Memastikan kepatuhan Unit Manajemen Program dan kantor lapangan. Bekerja sama dengan Unit Manajemen Program dan Tim Keuangan Proyek untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan akuntabilitas keuangan.
• Menginisiasi inovasi proses kerja yang lebih efisien. Mengembangkan sistem atau mekanisme yang mendukung pencatatan transaksi dari kantor lapangan ke kantor keuangan secara lebih efektif dan efisien.

3. Verifikasi Keuangan Penerima Hibah dan Dukungan Pencairan Dana

• Melaksanakan uji kelayakan keuangan terhadap penerima hibah menggunakan sistem elektronik dan mengikuti prosedur serta pedoman yang berlaku.
• Bersama Manajer Keuangan dan Unit Pemantauan Kebijakan Strategis, memperbarui sistem pengelolaan keuangan hibah agar selaras dengan persyaratan donor, kebutuhan KEMITRAAN, dan tanggung jawab bersama antara KEMITRAAN dan mitra penerima hibah.
• Verifikasi laporan penerima hibah. Memeriksa laporan keuangan dan dokumen pendukung penerima hibah untuk memastikan akurasi, kelayakan biaya, dan kepatuhan terhadap perjanjian hibah sebelum proses pembayaran. Berkoordinasi dengan penerima hibah dan staf proyek untuk menyelesaikan permasalahan dan memastikan koreksi dilakukan sebelum pencairan dana.
• Penjadwalan pencairan dan pencatatan isu. Memelihara jadwal pembayaran hibah, memantau tenggat pencairan dana, serta mengelola daftar permasalahan lengkap dengan status dan target penyelesaiannya. Bersama Tim Keuangan Proyek menyiapkan ringkasan kemajuan keuangan yang terkonsolidasi dan mengidentifikasi potensi risiko untuk dibahas dengan Manajer Program atau Proyek.

4. Pengembangan dan Pengelolaan Pendanaan Hibah serta Proposal

• Bersama tim pengembangan proyek dan di bawah arahan Manajer Keuangan, menyusun proposal anggaran untuk peluang pendanaan baru sesuai dengan persyaratan donor.
• Memastikan kepatuhan transaksi dan pelaporan keuangan terhadap ketentuan dalam perjanjian pendanaan.
• Menyusun laporan keuangan donor bersama personel keuangan proyek.
• Memantau kewajiban pelaporan keuangan kepada donor untuk memastikan penyampaian tepat waktu. Bersama Tim Keuangan Proyek memastikan pengajuan tagihan kepada donor dan tindak lanjut pembayaran dilakukan tepat waktu.
• Memantau status keuangan proyek setiap bulan, termasuk tagihan kepada donor dan penerimaan dana, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.

5. Fasilitasi Audit dan Tindak Lanjut

• Dukungan perencanaan audit. Berkontribusi dalam penyusunan rencana audit tahunan untuk penerima hibah dan proyek, termasuk audit Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar Organisasi Internasional untuk Standardisasi Nomor 9001; membantu menyiapkan Kerangka Acuan Kerja audit serta koordinasi pemilihan dan penjadwalan kantor akuntan publik atau auditor sesuai arahan. Menyediakan dokumen yang diminta auditor secara tepat waktu dan memfasilitasi komunikasi antara auditor dengan penerima hibah maupun Unit Manajemen Program.
• Pemantauan temuan audit dan tindak lanjut. Mendokumentasikan temuan audit, menyiapkan surat-menyurat dan notulen rapat, serta memantau pelaksanaan tindak lanjut hingga selesai sesuai tenggat waktu yang disepakati. Mengeskalasi permasalahan yang berulang kepada Manajer Keuangan beserta usulan tindakan perbaikannya.

6. Pengembangan Pengetahuan dan Perbaikan Berkelanjutan

• Pelaksanaan peningkatan kapasitas. Mendukung perencanaan dan pelaksanaan pelatihan keuangan bagi Unit Manajemen Program dan penerima hibah terkait pencatatan, dokumentasi, pelaporan, dan kepatuhan. Mendokumentasikan pembelajaran dan berkontribusi dalam pembaruan daftar periksa, templat, dan prosedur operasional standar.
• Kualitas data dan dukungan sistem. Memelihara berbagai alat pemantauan yang akurat, termasuk pemantauan uang muka, verifikasi hibah, daftar isu, dan pencairan dana, serta mendukung peningkatan alat kerja dan alur proses. Memberikan masukan terkait akar penyebab masalah yang berulang untuk mendukung tindakan pencegahan.

Hasil Kerja yang Diharapkan

• Dasbor mingguan advance yang belum dipertanggungjawabkan, lengkap dengan analisis umur piutang, tindak lanjut, dan penanggung jawab yang disampaikan setiap hari Jumat.
• Paket verifikasi penerima hibah yang terdiri atas daftar periksa verifikasi, dokumen pendukung yang telah dianotasi, dan memorandum kesiapan pembayaran untuk setiap pencairan dana sesuai standar waktu layanan.
• Laporan keuangan bulanan termasuk informasi keuangan hibah kepada proyek berupa ringkasan penggunaan dana hibah, isu yang teridentifikasi, dan rekomendasi yang disampaikan kepada Manajer Program atau Proyek paling lambat tanggal 5 setiap bulan.
• Penyampaian laporan keuangan proyek kepada donor secara tepat waktu.
• Berkas fasilitasi audit dan alat pemantauan audit yang lengkap, mencakup daftar permintaan dan tanggapan, indeks dokumen, serta rencana tindak lanjut yang diperbarui setiap minggu selama periode audit.
• Materi pelatihan keuangan dan daftar hadir peserta yang telah diperbarui untuk setiap pelatihan yang diberikan kepada Unit Manajemen Program dan penerima hibah selama enam bulan.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

1. Ketepatan Waktu Pertanggungjawaban Advance Settlement

• Minimal 90% uang muka (advance) dipertanggungjawabkan dalam waktu 10 hari kerja setelah kegiatan selesai pada bulan ketiga, dan meningkat menjadi 95% pada bulan keenam.
• Dasbor mingguan diterbitkan tepat waktu 100% dengan tindak lanjut yang jelas, dan jumlah kasus yang terlambat berkurang 60% pada bulan keenam.

2. Kecepatan Verifikasi Penerima Hibah

• Minimal 95% dokumen pembayaran penerima hibah diverifikasi dalam lima hari kerja setelah dokumen lengkap diterima, dengan tingkat kesalahan kurang dari 1%.
• Seluruh isu dicatat dengan target penyelesaian, dan minimal 90% diselesaikan sesuai standar layanan pada bulan keempat serta 95% pada bulan keenam.

3. Kualitas Dokumentasi dan Kesiapan Audit

• Seluruh dokumen pembayaran dan pertanggungjawaban memiliki dokumen pendukung lengkap dan daftar periksa yang sesuai, tanpa temuan berulang pada pemeriksaan sampel hingga bulan kelima.
• Waktu respons terhadap permintaan auditor tidak lebih dari tiga hari kerja untuk minimal 95% permintaan selama periode audit.

4. Ketepatan Waktu Pelaporan

• Laporan keuangan bulanan dan catatan pemantauan hibah disampaikan paling lambat tanggal 5 setiap bulan.
• Tingkat kepatuhan 100% terhadap seluruh kewajiban pelaporan keuangan kepada donor.

5. Pelaksanaan Peningkatan Kapasitas

• Minimal dua sesi pelatihan bagi Unit Manajemen Program dan penerima hibah dilaksanakan dalam enam bulan, dengan nilai rata-rata pascapelatihan minimal 80%.
• Minimal tiga usulan perbaikan prosedur operasional standar atau daftar periksa diajukan berdasarkan bukti dari daftar isu sebelum bulan keenam.

Kompetensi

1. Kompetensi inti

• Memiliki komitmen terhadap nilai-nilai dan standar etika KEMITRAAN, serta menjaga integritas dan kerahasiaan.
• Berorientasi pada layanan, mampu bekerja sama dalam tim, berkomunikasi secara konstruktif, dan responsif terhadap masukan.
• Berorientasi pada hasil, teliti dalam bekerja di bawah tekanan tenggat waktu, serta mampu beradaptasi terhadap perubahan.
• Memiliki sensitivitas budaya dan gender serta mampu bekerja sama secara inklusif dengan mitra dan penerima hibah.

2. Kompetensi teknis

• Pengelolaan operasional keuangan, termasuk piutang, utang, uang muka dan pertanggungjawabannya, penyusunan bukti transaksi, serta pengendalian dokumentasi.
• Verifikasi keuangan hibah, termasuk pemeriksaan kelayakan biaya, kepatuhan terhadap perjanjian, pencatatan isu, dan kesiapan pencairan dana.
• Memahami persyaratan keuangan dari minimal tiga donor besar.
• Fasilitasi audit, termasuk pengumpulan bukti, korespondensi, dan pemantauan tindak lanjut hingga selesai.
• Kemampuan menggunakan Microsoft Excel secara kuat dan memahami sistem perencanaan sumber daya perusahaan, sistem akuntansi, alat pemantauan, dan sistem dokumentasi.
• Kemampuan menulis analisis, catatan, daftar periksa, dan ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak nonkeuangan.

Kualifikasi

1. Pengalaman

• Minimal lima tahun pengalaman yang semakin meningkat tanggung jawabnya di bidang keuangan atau akuntansi, termasuk pengelolaan uang muka, pertanggungjawaban, piutang, utang, dan verifikasi hibah, diutamakan pada organisasi nonpemerintah atau proyek internasional.
• Berpengalaman menyusun proposal anggaran dengan nilai antara satu juta hingga sepuluh juta dolar Amerika Serikat.
• Memahami persyaratan pendanaan dari sedikitnya tiga donor seperti Departemen Pembangunan Internasional Inggris, Badan Kerja Sama Internasional Jerman, Bank Dunia, atau Dana Global.
• Berpengalaman mendukung proses audit serta menerapkan prosedur operasional standar dan pengendalian internal keuangan.

2. Pendidikan

• Gelar Sarjana Ekonomi dan Bisnis dengan konsentrasi Akuntansi atau Manajemen Keuangan.
• Sertifikasi profesional lebih diutamakan, misalnya Akuntan Terdaftar.

3. Bahasa

• Fasih berbahasa Indonesia. Memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik, baik lisan maupun tulisan.

Cara Melamar

Kandidat yang berminat dipersilakan untuk mengirimkan lamaran selama masa pengumuman lowongan berlangsung. Mohon mengirimkan lamaran Anda paling lambat tanggal xx Juni 2026. Hanya kandidat yang masuk dalam daftar pendek yang akan dihubungi untuk mengikuti proses seleksi selanjutnya.

Lamar Sekarang