Admin & Finance Assistant, Project Management Unit (PMU) – IKI SAGU Project

Konteks

Project Management Unit (PMU) yang berbasis di Tenggarong dibentuk untuk mendukung pelaksanaan program Kemitraan di tingkat lapangan di Kalimantan Timur. Meskipun PMU saat ini mengelola kegiatan di bawah proyek Western Pacific Sustainable Peatland Management (SAGU) yang didukung oleh International Climate Initiative (IKI), unit ini secara sengaja dirancang sebagai unit multi-proyek yang mampu mengelola IKI SAGU saat ini dan proyek tambahan di masa depan seiring dengan perkembangan kebutuhan program.

Proyek SAGU merupakan inisiatif multi-negara yang dilaksanakan di Indonesia, Malaysia, dan Papua Nugini, yang bertujuan untuk menghentikan atau mengurangi degradasi ekosistem lahan gambut. Proyek ini menangani tantangan sistemik seperti keterbatasan data lahan gambut, praktik penggunaan lahan yang tidak berkelanjutan, kapasitas pemantauan yang tidak memadai, serta rendahnya keterlibatan masyarakat. Pilar intervensi utama meliputi penguatan pemetaan dan pemantauan lahan gambut, peningkatan instrumen kebijakan dan perencanaan, perluasan edukasi dan sosialisasi kepada masyarakat, serta promosi pengelolaan lahan gambut berkelanjutan dan inovasi mata pencaharian. Upaya-upaya ini berkontribusi pada komitmen yang lebih luas dari negara-negara untuk mengintegrasikan pengelolaan lahan berkelanjutan dan pengurangan emisi gas rumah kaca (GRK) ke dalam Nationally Determined Contributions (NDC).

Indonesia memiliki ekosistem gambut dataran rendah dan dataran tinggi serta telah menetapkan kerangka regulasi penting untuk perlindungan dan restorasi lahan gambut. Namun, isu seperti kebakaran hutan dan lahan, drainase, konversi lahan, serta ekspansi pertanian masih terus terjadi—terutama di Kalimantan Barat dan Kalimantan Timur. Dalam kerangka SAGU, PMU mendukung berbagai intervensi yang mencakup peningkatan integrasi data lahan gambut, penguatan instrumen perencanaan subnasional seperti RPPEG Kutai Kartanegara dan rencana pengelolaan tingkat kabupaten, serta berbagai kegiatan di tingkat desa dan komunitas terkait pengelolaan lahan gambut berkelanjutan seperti:   pendekatan rewetting–revegetation–revitalization (3R) yang berpusat pada masyarakat, pemetaan partisipatif, rehabilitasi lahan gambut, serta pengembangan mata pencaharian masyarakat. Proyek ini juga meningkatkan kapasitas kelembagaan, mendukung perencanaan partisipatif di tingkat desa, serta meningkatkan kesiapsiagaan pengelolaan kebakaran melalui penguatan Masyarakat Peduli Api (MPA).

Kemitraan bertindak sebagai salah satu mitra pelaksana utama di Indonesia, bekerja sama dengan CIFOR-ICRAF (pemimpin konsorsium) serta organisasi mitra termasuk SNV, GEC, ITPC, dan YLBA. Di Kalimantan Timur—khususnya wilayah Tenggarong—PMU berperan sentral dalam memfasilitasi implementasi di lapangan, keterlibatan pemangku kepentingan, harmonisasi kebijakan, fasilitasi masyarakat, serta penguatan MPA. PMU juga memastikan bahwa implementasi di tingkat lokal di Indonesia berkontribusi pada mekanisme pemantauan, pembelajaran, dan pelaporan multi-negara SAGU, termasuk pelaporan semesteran dan tahunan kepada donor IKI/BMUV.

Untuk mandat saat ini, tim PMU—termasuk Admin & Finance Assistant—mendukung pelaksanaan kegiatan lapangan yang lancar dan sesuai ketentuan, mencakup administrasi, pengadaan, logistik, koordinasi dengan instansi pemerintah, fasilitasi masyarakat, serta pemeliharaan dokumentasi yang baik. Seiring dengan kemungkinan PMU mendukung proyek tambahan di bidang lingkungan, tata kelola, atau berbasis masyarakat di masa depan, fungsi-fungsi ini dirancang agar dapat beradaptasi lintas berbagai portofolio program.

Fungsi dan Tugas Utama

Keterlibatan pemangku kepentingan

• Mengatur jadwal pertemuan dan memelihara kalender kegiatan proyek; menanggapi pertanyaan rutin.
• Mengelola pengaturan perjalanan dan pertemuan untuk tim proyek.

Persiapan proyek

• Menyusun struktur pengarsipan dan folder referensi; mengisi template keuangan dengan metadata proyek; membantu dokumentasi onboarding vendor. Penataan awal yang baik memungkinkan auditabilitas dan mempercepat proses selanjutnya.

Manajemen proyek dan jaminan kualitas

• Mengelola pelacakan pembayaran, uang muka, dan pertanggungjawaban; mengumpulkan dokumen pendukung dan memastikan kelengkapan arsip. Pelacakan yang akurat mengurangi keterlambatan pembayaran dan meningkatkan visibilitas kas.
• Mengelola aspek administrasi dan keuangan kegiatan proyek di tingkat lapangan.
• Menyimpan, mencatat, mengarsipkan, dan memperbarui seluruh catatan administrasi terkait program, termasuk namun tidak terbatas pada laporan konsultan, penasihat, dan/atau materi kampanye media yang dihasilkan oleh proyek.

Manajemen tim

• Mengumpulkan dan memeriksa timesheet, uang muka, dan pertanggungjawaban; memelihara pelacakan pengeluaran staf; menjadwalkan orientasi keuangan. Pengingat dan pemeriksaan proaktif meningkatkan tingkat kepatuhan dan kecepatan pemrosesan.
• Memelihara pemantauan cuti dan catatan kehadiran harian seluruh staf proyek.

Manajemen keuangan

• Memperbarui buku besar dan merekonsiliasi uang muka; mengompilasi dokumen pendukung, menyiapkan laporan keuangan kegiatan; mengatur logistik untuk tinjauan dan audit keuangan; menyiapkan batch pembayaran. Paket dokumen yang lengkap dan tepat waktu meminimalkan bolak-balik dan pertanyaan audit.

Pengadaan

• Memperbarui pelacakan keuangan pengadaan dan komitmen; mengarsipkan penawaran, penawaran harga, catatan evaluasi, dan kontrak; menyiapkan dokumentasi pembayaran setelah hasil pekerjaan diterima. Pengarsipan yang cermat menjaga jejak audit dan mendukung pembayaran vendor yang tepat waktu.
• Menyiapkan dokumen untuk dukungan pengadaan dan penyusunan dokumen terkait.

Hasil yang Diharapkan

• Folder keuangan yang terorganisir, laporan keuangan kegiatan, dan indeks dengan voucher dan daftar dokumen yang lengkap. Hal ini memastikan kemudahan penelusuran saat pelaporan dan audit.
• Pelacakan pembayaran, uang muka, pertanggungjawaban, dan komitmen yang mutakhir. Data yang akurat meningkatkan manajemen dan perencanaan kas.
• Formulir yang telah diisi sebelumnya dan paket pembayaran lengkap dengan persetujuan. Standarisasi mengurangi kesalahan dan waktu proses.
• File vendor dengan dokumen KYC dan checklist onboarding. Hal ini mendukung kepatuhan dan kelancaran transaksi.
• Catatan logistik audit dan tinjauan, jadwal, serta daftar kehadiran. Koordinasi yang baik menjaga efisiensi dan prediktabilitas proses tinjauan.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

• Akurasi dan pembaruan pelacakan. Target: memperbarui pelacakan pembayaran, uang muka, dan pertanggungjawaban setidaknya dua kali seminggu tanpa adanya selisih yang tidak dapat dijelaskan. Pelacakan yang akurat mendukung pengambilan keputusan.
• Kelengkapan file. Target: tingkat kelengkapan ≥98% untuk file voucher bulanan sesuai dengan indeks. Hal ini memastikan kesiapan audit.
• Waktu siklus untuk pembayaran standar: Target: median ≤3 hari kerja sejak dokumentasi lengkap hingga persiapan batch. Waktu siklus yang dapat diprediksi mempercepat pelaksanaan.
• Logistik pertemuan dan tinjauan. Target: 100% tinjauan/audit keuangan yang dijadwalkan didukung dengan paket logistik tepat waktu. Logistik yang lancar menjaga efisiensi proses tinjauan.

Kompetensi

Kompetensi inti

• Integritas dan akuntabilitas: bertindak sesuai nilai organisasi, memenuhi komitmen, dan menjaga kerahasiaan.
• Orientasi hasil: fokus pada hasil, mampu memprioritaskan secara efektif, dan menindaklanjuti tindakan yang disepakati.
• Kolaborasi dan komunikasi: membangun hubungan kerja yang positif dan berkomunikasi secara jelas dalam berbagai situasi.
• Pembelajaran dan adaptabilitas: mencari umpan balik, beradaptasi terhadap perubahan, dan menerapkan pembelajaran untuk meningkatkan kinerja.

Kompetensi Teknis

• Pencatatan dan pengarsipan: memelihara pelacakan yang akurat dan file yang terorganisir serta terindeks.
• Prosedur akuntansi dasar: memahami voucher, uang muka, rekonsiliasi, dan pengkodean.
• Alat produktivitas: menggunakan spreadsheet dan alat kolaborasi secara efisien.

Kualifikasi

• Minimal 2 tahun pengalaman dalam peran keuangan atau administrasi yang melibatkan dokumentasi, pelacakan, serta logistik.
• Pengalaman dalam proyek yang didanai donor menjadi nilai tambah.
• Diploma atau gelar Sarjana di bidang akuntansi, keuangan, administrasi bisnis, atau bidang terkait.
• Keterampilan pengarsipan, logistik, dan dokumentasi yang kuat.

Cara Melamar

Kandidat yang berminat diundang untuk mengajukan lamaran, termasuk CV dan surat lamaran yang menguraikan pengalaman yang relevan pada tombol di bawah ini sebelum tanggal 7 April 2026. Hanya pelamar yang masuk dalam daftar pendek yang akan dihubungi untuk proses seleksi selanjutnya.

Lamar Sekarang