Grant and Administrative Officer – PARTISIPASI Program

Konteks Proyek

KEMITRAAN saat ini sedang mengantisipasi peluang pendanaan dari DFAT Australia yang disebut Program PARTISIPASI, yang berfokus pada demokrasi. Program ini diharapkan akan diluncurkan pada April 2026 dengan anggaran sebesar AUD 22,2 Juta.

PARTISIPASI merupakan sebuah inisiatif yang dirancang sebagai kelanjutan dari Democratic Resilience Pilot Program, yang selaras dengan prioritas pembangunan Indonesia dan Australia. Program ini bertujuan untuk memperkuat ketahanan demokrasi dan partisipasi yang inklusif di Indonesia, sejalan dengan tujuan pembangunan nasional dan strategi tata kelola jangka panjang.

Untuk mencapai tujuan tersebut, PARTISIPASI akan melibatkan mitra strategis dan pemangku kepentingan baik di tingkat nasional (Jakarta) maupun di berbagai wilayah subnasional utama, termasuk Provinsi Aceh, Provinsi Sulawesi Selatan, dan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan program akan berfokus pada penanganan tantangan dalam partisipasi demokratis serta peningkatan kapasitas aktor lokal untuk mendorong tata kelola yang akuntabel dan partisipatif.

KEMITRAAN – The Partnership for Governance Reform – dengan pengalaman yang telah terbukti dalam mempromosikan tata kelola yang baik, transparansi, dan penguatan demokrasi di seluruh Indonesia, akan memainkan peran aktif dalam mendukung PARTISIPASI. Melalui penguatan kapasitas yang terarah, bantuan teknis, dan keterlibatan pemangku kepentingan, KEMITRAAN akan berkontribusi dalam mencapai hasil yang diharapkan oleh program baik di tingkat kebijakan maupun komunitas.

Di bawah arahan dan supervisi atasan yang ditunjuk, Grant and Administrative Officer akan memberikan dukungan penting kepada Grant Manager, Program Advisory Board, dan Convenor Director. Tanggung jawab mencakup koordinasi administratif, dukungan operasional dan logistik, pengelolaan perjalanan dan kegiatan, serta pemeliharaan sistem pelaporan dan dokumentasi untuk memastikan pelaksanaan program yang efektif.

Fungsi dan Tugas Utama

Koordinasi Administratif dan Pengendalian Dokumen

• Pada fase awal, menyusun dan mengelola perjanjian hibah dengan Core Group Partners
• Layanan administrasi umum: memastikan kegiatan administratif sesuai dengan SOP KEMITRAAN dan donor; mengelola kalender, merespons pertanyaan rutin, dan mengoordinasikan alur kerja kantor proyek
• Manajemen arsip & pengarsipan: menjaga sistem pengarsipan administratif dan keuangan yang rapi, mutakhir, dan mudah ditelusuri
• Korespondensi dan dokumentasi rapat: menyusun surat, notulen, dan laporan sederhana serta memastikan distribusi dan pengarsipan tepat waktu
• Pengumpulan data untuk pelaporan: menghimpun dan mengelola data administratif dan keuangan dari anggota konsorsium untuk laporan bulanan dan triwulanan
• Direktori pemangku kepentingan: mengelola daftar kontak, grup distribusi, serta mencatat hasil keterlibatan dan tindak lanjut
• Perlindungan informasi: menjaga kerahasiaan data dan membatasi akses hanya kepada pihak berwenang

Dukungan Pengadaan dan Logistik

• Permintaan dan spesifikasi: menyiapkan permintaan pembelian dan membantu pengguna dalam menyusun spesifikasi atau TOR yang jelas. Memastikan permintaan mencakup kode, anggaran, dan kebutuhan pengiriman sebelum diajukan.
• Dukungan penawaran dan tender: mendukung proses penawaran/tender, termasuk penjadwalan, pembukaan, dan dokumentasi sesuai SOP. Menjaga netralitas, kerahasiaan, dan kelengkapan catatan evaluasi.
• Pesanan pembelian dan penerimaan: membantu pembuatan pesanan pembelian dan mencocokkan pengiriman dengan pesanan dan faktur. Menyiapkan berita acara penerimaan dan berkoordinasi dengan pengguna akhir untuk memastikan kualitas dan kuantitas.
• Perlengkapan dan inventaris dasar: memantau persediaan kantor dan peralatan serta memelihara catatan stok sederhana. Memberi sinyal kebutuhan pengisian ulang lebih awal untuk menghindari keterlambatan implementasi.
• Logistik acara & perjalanan: mengatur rapat, lokakarya, dan pelatihan, termasuk tempat, materi, dan data peserta. Mengatur perjalanan staf/mitra dan mendukung penyelesaian laporan biaya perjalanan tepat waktu.
• Hubungan dengan vendor: menjaga komunikasi yang sopan dan profesional dengan vendor terkait dokumentasi dan pengiriman. Mencatat komitmen, tenggat waktu, dan masalah kinerja untuk tindak lanjut.

Kepatuhan, pengarsipan, dan kesiapan audit

• Kepatuhan kebijakan: menerapkan kebijakan organisasi dan donor dalam tugas administrasi, keuangan, dan pengadaan. Meminta arahan jika ragu dan mendokumentasikan persetujuan serta pengecualian.
• Paket voucher & indeks: menyusun paket voucher lengkap dengan indeks standar untuk memudahkan pencarian. Menghubungkan dengan arsip elektronik dan memastikan konsistensi antar salinan.
• Dukungan DQA & QA: mendukung penilaian kualitas data dan pemeriksaan mutu internal. Melaksanakan tindakan perbaikan dan mendokumentasikan pembelajaran untuk perbaikan berkelanjutan.
• Log risiko & isu: mencatat risiko dan isu keuangan/administrasi, termasuk uang muka yang belum dipertanggungjawabkan atau dokumen yang hilang. Menaikkan isu yang berkelanjutan dan mengusulkan mitigasi praktis.
• Kerahasiaan & integritas: melindungi data rahasia dan menghindari konflik kepentingan dalam pengadaan dan pembayaran. Melaporkan potensi masalah melalui jalur yang sesuai.
• Kesiapan penutupan: mendukung pengarsipan yang tertib serta serah terima aset/arsip untuk penutupan proyek. Memastikan dokumentasi memenuhi persyaratan audit dan retensi donor.

Hasil yang Diharapkan

• Paket voucher bulanan & pelacak pembayaran: set voucher lengkap dan terindeks untuk semua pembayaran dengan bukti pajak jika berlaku, serta pelacak yang diperbarui yang menunjukkan waktu proses dan hambatan.
• Input arus kas dan pembaruan anggaran (bulanan/triwulanan): proyeksi arus kas yang diperbarui dan catatan perubahan anggaran yang selaras dengan komitmen dan kegiatan terbaru, siap untuk konsolidasi oleh Finance Manager.
• Ekstrak BvA dan catatan deviasi (bulanan): ekstrak per item dengan total yang telah direkonsiliasi dan penjelasan singkat untuk deviasi signifikan, termasuk tindak lanjut yang disepakati.
• Berkas pengadaan dan logistik (sesuai kebutuhan): formulir permintaan, catatan penawaran/tender, catatan evaluasi, PO, berita acara penerimaan, dan berkas acara/perjalanan yang lengkap dan siap audit.
• Dokumentasi rapat & pelatihan: agenda, daftar hadir, notulen, dan materi untuk rapat/lokakarya/pelatihan yang diarsipkan secara sistematis.
• Checklist arsip penutupan: checklist terverifikasi yang memastikan dokumen administrasi, keuangan, dan pengadaan memenuhi persyaratan retensi, transfer, dan audit.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

• Ketepatan waktu pembayaran: ≥95% permintaan yang disetujui dan lengkap dibayarkan dalam 7 hari kerja sejak diterima.
• Kelengkapan dokumentasi: 100% paket voucher berisi semua dokumen pendukung dan bukti pajak; tanpa temuan audit kritis.
• Dukungan BvA & pelaporan: semua ekstrak BvA bulanan disampaikan tepat waktu dengan total yang direkonsiliasi; catatan deviasi untuk penyimpangan >10%.
• Integritas berkas pengadaan: 100% paket pengadaan mencakup permintaan, penawaran/tender, evaluasi, PO/kontrak, dan dokumen penerimaan.
• Siklus penyelesaian perjalanan: ≥90% uang muka perjalanan dipertanggungjawabkan dalam 5 hari kerja setelah kembali dengan bukti lengkap.

Kompetensi

Kompetensi inti

• Integritas dan kerahasiaan: menjunjung nilai KEMITRAAN dan menangani data keuangan/pribadi secara bertanggung jawab.
• Perencanaan dan manajemen waktu: memprioritaskan tugas, memenuhi tenggat waktu, dan menjaga ketelitian di bawah tekanan.
• Orientasi layanan dan kerja tim: memberikan dukungan responsif kepada tim program, mitra, dan vendor.
• Komunikasi: menyampaikan informasi secara jelas dalam tulisan dan lisan.
• Adaptabilitas: cepat menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan dan jadwal.

Kompetensi Teknis

• Proses akuntansi dan pembayaran: memahami dokumentasi, persetujuan, pengkodean, dan rekonsiliasi untuk pembayaran dan uang muka.
• Dukungan pengadaan dan logistik: membantu proses permintaan, penawaran/tender, dan dokumentasi penerimaan sesuai SOP.
• Pengendalian dokumen dan kesiapan audit: memelihara indeks dan arsip standar untuk akses cepat.
• Alat digital dan spreadsheet: menggunakan spreadsheet dan repositori bersama secara efisien.

Kualifikasi

Pendidikan

• Sarjana di bidang administrasi, keuangan, ekonomi, akuntansi, manajemen.
• Minimal tiga (3) tahun pengalaman profesional yang relevan dalam administrasi hibah, bantuan pembangunan, atau program yang didanai donor; pengalaman dengan CSO/NGO internasional sangat diutamakan.
• Pengalaman dalam administrasi hibah dan manajemen keuangan, termasuk pemrosesan pembayaran, penyusunan voucher, dan memastikan kelengkapan serta kepatuhan dokumen pendukung sesuai persyaratan donor dan organisasi.
• Pemahaman yang kuat tentang siklus pengelolaan hibah, termasuk penganggaran, kontrak, penyaluran, pemantauan, dan penutupan.
• Pengalaman dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi donor (misalnya DFAT atau sejenis), termasuk standar dokumentasi, kelayakan pengeluaran, dan kesiapan audit.
• Pengalaman mendukung proses pengadaan dan koordinasi dengan vendor, mitra, dan penerima hibah sesuai kebijakan yang berlaku.
• Pengalaman dalam menyiapkan dan mendukung laporan keuangan dan hibah, serta koordinasi audit internal dan eksternal.
• Keterampilan koordinasi dan komunikasi yang kuat, dengan kemampuan berinteraksi efektif dengan tim internal, mitra, dan donor.
• Ketelitian tinggi, kemampuan organisasi yang kuat, dan mampu mengelola beberapa hibah serta proses administrasi secara bersamaan.
  

Kemampuan Bahasa

Fasih Bahasa Indonesia; kemampuan kerja profesional dalam Bahasa Inggris wajib.

Cara Melamar

Kandidat yang berminat diundang untuk mengajukan lamaran, termasuk CV dan surat lamaran yang menguraikan pengalaman yang relevan pada tombol di bawah ini sebelum tanggal 7 April 2026. Hanya pelamar yang masuk dalam daftar pendek yang akan dihubungi untuk proses seleksi selanjutnya.

Lamar Sekarang